15 pistas para organizar eventos

El 1 de julio de 2014, Juan Carlos Melero publicó el presente artículo en su blog «Juan Carlos Melero. Notas sobre drogas, salud e inclusión social» que generosamente nos ha permitido reproducir. 

En los últimos 15 años he participado en la organización de no menos de 20 eventos. Pequeños (seminarios de 10-15 personas), medianos (50-100 personas) y grandes (congresos de más de 500). En algunos casos contábamos con un saludable presupuesto que permitía subcontratar algunos servicios; en otros la financiación era más propia de una economía de guerra con lo que casi tenías que llevar el café de casa. Ha habido ediciones únicas y series que se han repetido durante varios años. Los ha habido propios de una organización o resultado de la colaboración entre varias. Cada uno tiene sus peculiaridades, aunque también tienen algunos elementos en común que voy a comentar en esta entrada. Por si te sirve, que también se puede escarmentar en cabeza ajena.

1. Elegir una perspectiva sugerente del tema: Hay que tener bien clara la relevancia del tema y del enfoque particular que te (os) gustaría darle. No tiene sentido organizar eventos porque sí, porque toca. Al contrario, se entiende que el evento X trata de dar respuesta a una necesidad no resuelta que se pretende contribuir a clarificar. Para que merezca la pena el esfuerzo y para que las personas a las que te diriges capten la trascendencia del asunto, es necesario apostar por una mirada singular en torno al tema del que se trate.
2. Definir un buen programa: Continuando con lo anterior, este es el punto clave del éxito de un evento. Tienes que tener en cuenta que no lo organizas para ti, sino que quieres atraer a determinadas personas. Para ello, tu propuesta no puede ser una mera copia de decenas de otros eventos similares. Tiene que tener un perfil diferencial para que las personas con las que quieres contar se digan al leerlo: “anda, qué interesante, no se me había ocurrido esta combinación tan particular…”
3. Conocer a quién te diriges: En cada caso tienen que estar bien definidas las personas a las que va destinada la propuesta. Profesionales del sector X, responsables de tomar decisiones en el área Y, profesorado de ESO comprometido con la actuación educativa ante el fenómeno Z… A esas personas es a quienes te diriges y eso puede condicionar el calendario, el horario, la duración, el enfoque, la metodología, el modo de publicitar tu evento, el precio, etc.
4. Identificación de ponentes:En diferentes lugares se ha comentado críticamente la pervivencia en muchos eventos de una anacrónica y cansina preponderancia masculina. En una entrada anterior me permití hacer una propuesta al respecto. Ocurre incluso en profesiones en las que la proporción de mujeres es mayoritaria. Tiene que ver con inercias, perezas, estereotipos y miopías. Si cuando piensas en ponentes para tu evento solo se te ocurren nombres masculinos, igual tienes que revisar tu conocimiento del tema. Asegúrate de la riqueza de tu evento contando con al menos un 50% de mujeres. Y no en los espacios menores.
5. Estructura y dinámica: Cada vez se ve una mayor variedad de modelos. Desde el clásico evento unidireccional en el que un grupo de especialistas en un determinado área presentan sus reflexiones, investigaciones, etc., hasta aquellos otros que se construyen in situgracias a la participación de quienes concurren al mismo (world café, open space…). Depende de lo que se pretenda en cada caso. Como criterio general, conviene que haya espacios de participación. Una mera sucesión de ponentes recitando su letanía a golpe de ppt puede ser hoy en día contraproducente.
6. Espacio adecuado a la propuesta:Si quieres un evento participativo, no lo hagas en una sala con mesas ancladas al suelo. Vale, es una obviedad, pero a veces… Dentro de las posibilidades que en cada caso puedan permitirse, es necesario hacer una buena búsqueda que permita contar con un espacio céntrico y/o bien comunicado, que reúna buenas condiciones acústicas, adecuadamente climatizado, que se acomode a la dinámica elegida para el evento, que disponga de personas que respondan en caso de imprevistos (que siempre ocurren).
7. Recursos técnicos:Tienes que conocer los recursos de los que dispones y ofrecer su uso a quienes vayan a hacerse cargo de las presentaciones. Y si tienes limitaciones, déjalo claro desde el principio. Eso sí, ya puedes prever que habrá personas que prefieran estar sentadas y otras pasear por la sala, lo cual significa disponer de micrófonos específicos. Del mismo modo que habrá quien use el ordenador de la organización y quien necesitará utilizar su propio equipo (probablemente Mac), ya sea ordenador, tableta o teléfono. Wifi imprescindible y si te planteas grabar las sesiones o emitir en streaming, necesitarás contar con gente que controle.
8. Comunicación simpática: Es imprescindible comunicar con algo de gracia. Con la cantidad de eventos que se organizan cada año acerca de los temas más variados, y su concentración en determinadas épocas del año, si quieres hacerte un hueco en la atención de las personas a las que te diriges tendrás que intentar sorprenderlas. Un título aburrido y largo, un diseño soporífero, unos colores mortecinos, unas frases inacabables y llenas de perífrasis… hacen más difícil establecer una comunicación efectiva. Intenta cuidar los detalles (en los que reside el Diablo, como sabemos).
9. Vías de difusión:Por tierra, mar y aire, para asegurarte de llegar al colectivo al que te has propuesto interesar. Por eso es tan necesario identificar bien a esas personas, porque de ello puede depender en buena parte la estrategia de comunicación que tengas que seguir. ¿Social media? ¿Mass media? ¿Email marketing? ¿Cartelería? ¿Folleto impreso? ¿Llamada telefónica? ¿Invitación personalizada? Dependerá del caso. De entrada, no descartaría ninguno de ellos y serán las personas destinatarias quienes determinarán las vía elegidas.
10. Material para el público:Tradicionalmente, cuando acudías a un evento salías de él con un maletín lleno de folletería diversa, un cuaderno y un boli, además de la información turística de rigor. Maletines de todo tipo con los que luego no era fácil saber qué hacer. Los basureros deben estar plagados de ellos. A menudo son un gasto superfluo que puede evitarse. Si quieres distribuir las ponencias, puedes hacerlo desde un espacio de almacenamiento digital como Dropbox u otros. Y cuadernos y bolis, todo el mundo tiene (aunque sea de eventos anteriores).
11. Memoria gráfica:Cuando acabe el evento querrás compartir lo vivido con quienes han participado y con quienes no han podido hacerlo. Fotografías, vídeos, etc., serán la memoria de un encuentro del que puede hablarse en las redes sociales durante varios días después de su celebración. Alternativas tan diversas e interesantes como el Graphic Recording que hace Pernan Goñi, por ejemplo, o herramientas para relatar la historia del evento como Storify, pueden dar mucho juego.
12. Guía de tareas:Como es natural, no vas improvisar en cada evento. Hay muchos elementos comunes, así que no hay que empezar cada vez de cero. Personalmente uso una tabla de tareas que me permite contemplar exhaustivamente todo aquello que hay que tener en cuenta, así como la persona o institución responsable de cada tarea. Es un modo lógico de tener claro el mapa general del evento y de mantener más o menos a raya los temidos imprevistos.
13. Control presupuestario: Esta es la madre del cordero que condiciona todo lo demás. En este aspecto soy partidario de tirar de hoja de cálculo y ser escrupuloso en la gestión de ingresos y gastos. Hacer un presupuesto razonable que contemple los diversos conceptos de gasto y un inevitable “varios” que sirva para gestionar probables imprevistos (valga la paradoja). Y el presupuesto formulado llevarlo a rajatabla, sin permitir desviaciones que amenacen la viabilidad de todo el proyecto. Nada de frasecitas tipo: “total por 200 euros…”
14. Manejo de la ansiedad: Organizar eventos es como hablar en público: por más horas de vuelo que lleves siempre genera tensión. Cuando empiezas a pensar en el evento, pongamos 6 meses antes de su celebración, se respira tranquilidad. Pero, a medida que se va a cercando el Día D… los nervios empiezan a aflorar. Porque es un momento decisivo y porque es cuando el amigo Murphy suele aprovechar para imponer su conocida ley. Una buena sistematización del trabajo a realizar, un buen reparto de tareas en el equipo responsable, una dinámica de supervisión regular que ayude a identificar posibles incidencias y… bueno, un poquito de relajación, ayudarán a sobrellevar el proyecto.
15. Evaluación:Por último, procura conocer la percepción que las personas que han participado en tu evento tienen del mismo. ¿Les ha resultado de interés? ¿Les ha enriquecido? ¿Les ha divertido? ¿Volverían? ¿Se lo contarían a alguien? ¿Identifican áreas de mejora a tener en cuenta en posteriores eventos?… Sin esta guía es más probable dar palos de ciego.

Organizar eventos es un asunto complejo que, teniendo en cuenta algunos aspectos, puede simplificarse razonablemente. Claro que hay aspectos que no están bajo tu control: alguien fallará a última hora y dejará una ponencia en el aire; o un avión se retrasará obligándote a alterar horarios; o habrá quien consuma parte del tiempo de otros ponentes, o fallará el wifi o… En todo caso, viene bien planificar el conjunto y organizar cada detalle.

Seguro que se me habrá pasado algún elemento. Si te animas, estaría encantado de que comentaras todo lo que echas en falta. O lo que  sobra, claro.

Juan Carlos Melero Ibáñez
Psicólogo. Salud. Adicciones. Inclusión.

Pues tal como dice Juan Carlos, esperamos vuestros comentarios.