8 claves para elaborar y hacer eficaz una nota de prensa

El 13 de mayo de 2014 publicamos por primera vez este artículo que hoy nos parece interesante rescatar. De la web Xarxanet.org recogimos (y traducimos) este recurso, elaborado por Josep Carbonell, donde se presentan una serie de buenas prácticas a tener en cuenta a la hora de enviar una nota de prensa. Esperamos que sea de gran utilidad.

1. Definir el mensaje que queremos transmitir.
Como ejercicio previo a la elaboración de una nota de prensa, es necesario pensar y consensuar cuál es la idea que la entidad quiere transmitir. Necesitamos un mensaje preciso, generar una historia que, sin esconder la realidad, provoque el interés del receptor. Es importante recordar que los buzones de entrada de los correos electrónicos de los periodistas sacan humo y son pocas las notas de prensa que llegan a ser leídas.
Para hacer el mensaje atractivo, es clave tener en cuenta:
– Singularidad: ¿qué tiene de singular o exclusivo? ¿qué lo hace diferente?
– Valor social: ¿tiene alguna implicación solidaria? ¿a quién beneficia?
– Credibilidad: es importante acompañar el mensaje con la opinión de expertos en la materia o aportar datos, para dotarlo de más veracidad y eco mediático.
– Valor añadido: ¿en qué mejora lo existente? ¿cómo se posiciona respecto a la competencia u otras entidades relacionadas?

2. Definir el público al que nos dirigimos.
Otro aspecto previo a tener en cuenta antes de escribir una nota de prensa es analizar el contexto y decidir a quién nos queremos dirigir:
– Es importante crear listas personalizadas para cada nota de prensa. De este modo, nos aseguramos que la documentación llega al público potencial en cada caso y evitamos bombardear todos nuestros contactos con informaciones que en muchos casos pueden ser de poco interés.
– Analizar nuestros contactos. El conocimiento de los receptores nos permitirá hacer listas personalizadas más cuidadosas e, incluso, saber a quiénes tenemos que dirigir el mensaje, cuál es el mejor horario para hacer el envío, u otros aspectos que nos permitan realizar una nota de prensa más personalizada.

3. Estructura del mensaje.
Una vez definido el mensaje y el público al que va dirigido, hay que pensar cómo organizamos la nota de prensa. La estructura tiene que ser clara y facilitar su lectura. Si elaboramos un contenido desordenado y sin una lógica previamente definida, el fracaso está garantizado.
Toda nota de prensa tiene que tener:
– Título
– Subtítulo
– Cuerpo del mensaje con una entradilla inicial
– Anexos.

4. El titular.
Del mismo modo que sucede con las noticias, si hay un elemento capital en toda nota de prensa, este es el titular. De nada nos servirá generar un contenido brillante si no dotamos el encabezamiento de la fuerza necesaria para atraer la atención del receptor.
¿Qué hay que tener en cuenta para elaborar un buen titular?
– Que sea breve: el titular tiene que contener pocas palabras. Excepto en casos excepcionales, es importante que sean de una sola línea.
– Que sea conciso: se trata de condensar la esencia de la información con las palabras clave.
– Que sea claro: hay que evitar que el encabezamiento provoque ambigüedad en el lector.

5. Contenido de la nota de prensa.
A la hora de redactar el contenido, no podemos dejar de lado que el objetivo prioritario es facilitar el trabajo del receptor. Con toda probabilidad, el periodista que reciba el mensaje no le dedicará más de un minuto y por lo tanto, hay que dar la información muy masticada para que decida acabarse el plato y promocionarlo. ¿Cómo lo hacemos?
– Estructura del texto. Es importante empezar con una entradilla que sirva de resumen de lo que posteriormente se desarrollará. En ella tienen que estar visibles las 6W* (qué, quién, cómo, por qué, dónde y cuándo).
– Pirámide invertida. Es una buena manera de estructurar el texto que consiste en organizar la información con los datos de mayor a menor importancia.
– Facilitar precedentes y contextualizar la información. No podemos dar por hecho que el receptor sabe lo que creemos que sabe.
– Evitar hacer publicidad pura y dura y poner precios. Una nota de prensa no es un anuncio.
– Cuanto más breve mejor.
– Evitar faltas de ortografía. El trabajo mal hecho pierde credibilidad.
– Utilizar lenguaje preciso para evitar ambigüedades y confusiones.
– Utilizar el presente y el futuro y evitar el pasado y las formas pasivas.

*6W se refiere a lo que se conoce como las 6 preguntas del periodismo, palabras que en inglés comienzan por w o contienen dicha letra: what (qué), who (quién), how (cómo), why (por qué), where (dónde) y when (cuándo). 

6. Información adicional.
Para dar mayor credibilidad al mensaje y facilitar su comprensión es recomendable acompañar el contenido con material fotográfico, audiovisual, links y documentos adjuntos. Hay que evitar documentos que pesen mucho para evitar problemas con la apertura del correo electrónico.

7. ¿Cómo enviamos la nota de prensa?
Una vez tenemos terminada la nota de prensa, procedemos a enviarla a la lista de contactos previamente elaborada. A la hora de realizar este proceso es imprescindible:
– Hacer una última revisión de la nota de prensa y de los contactos.
– Pensar el asunto del correo electrónico. Muchas veces no somos conscientes de la importancia de este y es imprescindible puesto que de él dependerá que el receptor decida abrir el mensaje. En la mayoría de casos, utilizar el titular de la nota de prensa resulta efectivo.

8. Contacto posterior.
Para dar más eco a la nota de prensa y alertar al periodista, en algunos casos, no está de más hacer una llamada al receptor para informar del envío y enterarse de su correcta recepción.

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